Wil je de functie van veiligheidsvoorraad goed begrijpen, dan zul je inzicht moeten hebben in de karakteristieken van onafhankelijke vraag en in de systematiek van statistisch voorraadbeheer.

In figuur 1 hebben we het voorraadverloop van een artikel in de tijd weergegeven. In de figuur is er geen variatie in de vraag. Dat zie je aan het verloop van de voorraad, want die neemt af volgens kaarsrechte lijnen. Voorraad aanvulling is in deze situatie pas nodig, op het moment dat de voorraad precies op nul is beland. Je kunt zien dat op tijdstip T_o, precies als de voorraad tot nul is gedaald, de nieuwe aanvulserie (Q) beschikbaar is.

figuur 1: ‘ideaal’ verloop van de voorraad

In zo’n ideale situatie, waarin de vraag absoluut gelijkmatig verloopt en de levertijd (L) bekend en volkomen betrouwbaar is, kun je nauwkeurig vaststellen op welk moment je bestelling moet binnenkomen. Vervolgens kun je met behulp van de levertijd terugrekenen bij welk voorraadniveauje een bestelorder moet plaatsen. Dat is in figuur 96 op besteltijdstip T_b en bij bestelniveau B.

In de praktijk zal bij veel gevraagde producten (snellopers) de vraagtijdens de levertijd rondom het gemiddelde betrekkelijk weinig schommelen en zullen bij langzaamlopers  de afwijkingen meestal relatief groter zijn.

Vaak zal ook de levertijdzelf variëren. Hierdoor word je met twee onzekerheden geconfronteerd: variatie  in de vraag en variatie in de levertijd. We hebben dat weergegeven in figuur 2.

De twee soorten onzekerheid zijn: hoe groot is de vraag gedurende de leadtime en de hoe lang duurt de leadtime.

We spreken liever over leadtime dan over levertijd, omdat we met het begrip leadtime de totale tijd bedoelen tussen het moment dat de behoefte wordt gesignaleerd om te bestellen en het moment dat de goederen beschikbaar zijn. De leadtime bestaat dus uit de tijd die nodig is voor het opnemen en verwerken van de bestelling, de overdracht van de bestelling aan de leverancier, de levertijd van die leverancier, de tijd die nodig is voor transport en aflevering plus de tijd die nodig is voor ontvangstcontrole, administratieve afhandeling en intern transport en handling tot de goederen gereed staan.

1. De werkelijke afname gedurende de levertijd (L) kan groter of kleiner zijn dan voorspeld.

       Dit zou bijvoorbeeld één van de volgende oorzaken kunnen hebben:

• het is vakantieperiode, daardoor is er (bijna) geen vraag naar het product,
• er is een prijsstijging voorspeld en de klanten gaan hamsteren,
• één klant organiseert een feestje en koopt bijna de hele voorraad,
• er is een epidemie en daardoor blijven de klanten weg,
• het product is een rage geworden, de vraag stijgt plotseling.

Natuurlijk zijn er nog veel meer mogelijke oorzaken van variatie in de vraag. De klanten zijn immers onafhankelijk, ze kunnen zelf volkomen willekeurig besluiten om wel of niet te kopen. Op sommige oorzaken kun je misschien anticiperen, maar een aantal er van zul je toch moeten zien als toeval.

    b. De werkelijke levertijd kan korter of langer uitpakken dan afgesproken. 

    Bijvoorbeeld doordat:

• een order van een ander plotseling was geannuleerd, zodat je eerder aan de beurt kwam,
• er (plotseling) minder vraag was naar het product,
• de boot vertraging had,
• er een staking was bij de fabriek,
• de leverancier een lekke band, autopech of een lange file had,
• er storing was in een belangrijke machine,
• de oogst tegen viel,
• er in de productie een hoger uitvalpercentage was dan verwacht,
• de leverancier een andere klant de prioriteit heeft gegeven.

Ook voor deze onzekerheden in de levertijd zijn er misschien oorzaken waar je op zou kunnen anticiperen, maar hier speelt het toeval vaak een grotere rol.

Omdat het verloop van de vraag en de voorraad vòòr het bestelmoment niet van belang zijn voor het begrip, hebben we in onderstaande figuur weer rechte lijnen getekend voor de voorraadafname.

Figuur 2: gevolgen van spreiding in de afname of de levertijd op het kunnen leveren

Als gevolg van de onzekerheden in de vraag en in de levertijd loop je tijdens de levertijd de kans op nee-verkoop. Om dat risico te beperken heb je veiligheidsvoorraad nodig. We zullen in paragraaf 6.3 laten zien hoe je de benodigde veiligheidsvoorraad kunt berekenen voor het opvangen van variatie in de vraag. Daarna zullen we ingaan op de gevolgen van variatie in de levertijd. Maar we gaan ons eerst verdiepen in het begrip servicegraad.