Logicollege

De manier waarop je met de formule van Camp de optimale seriegrootte kunt berekenen, berust niet op afweging van alle kosten die met de voorraad en de serie samenhangen. Het model rekent alleen met kosten, die van belang zijn voor de te nemen beslissing. Dat zijn enerzijds de voorraadkosten, voor zover deze afhangen van de omvang van de bestelserie. En anderzijds alleen de kosten die samenhangen met het bedenken en uitvoeren van de bestelling (of in een fabricageproces: de omstelling). Het model is waardevol omdat alle relevante kosten voor een besluit over de seriegrootte worden meegeteld.

Bij het vaststellen van de relevante kosten moet je dus goed in de gaten houden, van welke factoren de hoogte van deze kosten zal afhangen. Kosten die niet worden beïnvloed door de seriegrootte, moet je niet meenemen in de economische afweging. Binnen een groot gebied van mogelijke seriegroottes zullen de loon-, machine- en materiaalkosten, de meeste kosten van het magazijn en van de inkoopafdeling niet worden beïnvloed door de omvang van je bestelserie. Voor de economische afweging die je gaat gebruiken voor het bepalen van de optimale serie, zijn deze kosten dan ook niet relevant.

2.1 Voorraadkosten

De belangrijkste redenering voor het bepalen welke voorraadkosten relevant zijn voor gebruik in het EOQ-model is: “Als ik mijn seriegrootte halveer, welke kosten heb ik dan niet”.

Voorbeelden van voorraadkosten die bijna altijd relevant zijn en die direct afhankelijk zijn van de seriegrootte, zijn de 3 R-en. Hier voeren we nog een vierde op, de R van Registratie: de kosten van inboeken, locatiebeheer, voorraadopnames etc..

• De rentelasten die op je voorraad drukken, nemen recht evenredig toe met het vermogen dat je in de voorraad hebt vastgelegd.
• Als je meer bestelt, heb je ook meer ruimte nodig om de bestelde artikelen op te slaan.
• Hoe meer voorraad je hebt, hoe groter risico je loopt dat artikelen verouderen, incourant raken, of verloren gaan. De verzekeringspremie behoort tot de risicokosten, maar is vaak vastgesteld voor een periode en een maximum waarde aan voorraad en varieert dus niet met verandering van de seriegrootte (zolang de totale voorraadwaarde onder het maximum blijft). Ofschoon de jaarrekening je wel aan relevante gegeven kan helpen, zijn de andere componenten van de risicokosten in de praktijk vaak lastig te bepalen.
• Dit betreft een ander deel van de voorraad-beheerskosten, de voorraadadministratie. Je kunt beredeneren dat met grotere bestelseries de voorraad in je magazijn zal toenemen en dat daardoor kosten van de voorraad-administratie en het locatiebeheer gaan toenemen. Voorraadopname kan bijvoorbeeld meer tijd in beslag nemen als de voorraad groter is. Deze posten zijn meestal klein ten opzichte van de andere R-en en bovendien lastig in geld of in een percentage van de kostprijs uit te drukken. Ze worden daarom meestal beschouwd als verwaarloosbaar.

2.2 Bestelkosten

De beste redenering die je kunt gebruiken om te bepalen welke kosten tot de relevante bestelkosten behoren is: “als ik nu twee keer zoveel bestel, welke kosten maak ik dan niet”.

Voorbeelden van relevante bestelkosten, kosten die je terug ziet komen bij elke bestelling die je bij een leverancier plaatst, zijn:

• Kosten van het transport vanaf de leverancier. Hoewel dit vaak een onderdeel van je inkoopprijs is, is het duidelijk dat vaker bestellen, ook vaker transport en dus hogere kosten met zich mee zal brengen. Het is de vraag wie het voordeel in z’n zak steekt als je minder vaak gaat bestellen, de leverancier of je eigen bedrijf. Van het antwoord hangt dus af of je de transportkosten moet meetellen als onderdeel van de bestelkosten.
• Ontvangstcontrole en kwaliteitscontrole van binnen gekomen goederen en intern transport naar de opslaglocatie. Bij kleine series moet je per jaar meer partijen controleren en opslaan dan bij grote series. Aan de andere kant vragen grote series meer tijd om goed te controleren dan kleine. Afhankelijk van de uitkomst van deze afweging, moet je de controlekosten en de interne handling wel of niet meetellen.
• Tijd voor het controleren van de beschikbare en gewenste voorraadhoogte, bedenken en doorgeven van je bestelling. Als besteller moet je de leverancier informeren. Bellen, e-mailen, een EDI-bericht maken of desnoods een postduif sturen. Je overlegt met je leverancier als bepaalde artikelen niet direct geleverd kunnen worden, enzovoort.
• Tegen het einde van de (afgesproken) levertijd, neem je contact op met de leverancier om na te gaan of de levering volgens plan gaat verlopen en hoe laat de zending kan worden verwacht. In vaktermen heet dit expediting. Behoort dit tot de standaardprocedure, dan behoren de kosten ook mee te tellen in de bestelkosten.
• Als je order niet op de afgesproken dag is geleverd, of incompleet is geleverd, zul je reclameren bij de leverancier. Je herinnert de leverancier aan zijn verplichtingen en klaagt over de te late levering. Dit behoort niet vaak voor te komen, is geen standaard activiteit bij alle bestellingen, dus hiervoor rekenen we meestal alleen een klein opslag percentage door in de bestelkosten.

De belangrijkste redenering welke kosten je moet rekenen tot relevante omstelkosten (de orderkosten) in een productieomgeving is: “als ik van een product twee series samenvoeg tot één grotere, welke kosten maak ik dan niet”.

Voorbeelden zijn:

• De tijd die nodig is voor het omstellen van de machines. Of je de kosten van de stilstandstijd van een machine moet meerekenen, hangt ervan af of die machine druk bezet is (dan is het een bottleneck), of dat de installatie overcapaciteit heeft en dus vaak stilstaat om te wachten op werk. In het laatste geval kost het dus niet echt iets om de machine stil te zetten voor een omstelling. Wel zijn er de kosten van het personeel dat voor de ombouw moet zorgen. Plus de kosten van het materiaal dat je daarbij nodig hebt. Is de machine wel heel druk bezet, dan vermindert elke ‘stop’ de omzet en dat verlaagt dus de winst. Die gederfde winst moet je in dit geval wel meerekenen bij de omstelkosten.
• Veel machines moeten worden gereinigd voor ze verder kunnen met een ander product. Voorbeelden te over in de chemische industrie, in de medicijnfabricage, in de levensmiddelen. Eerst leeg draaien van de machine, dan spoelen met een oplos- of reinigingsmiddel en tenslotte naspoelen met water. Soms moeten units uit de installatie worden gehaald om filters te wisselen. Etcetera.
• Inloop- en aanloopverliezen. Na een omstelling moet de machine worden gevuld met grondstoffen en worden ingeregeld. De eerste producten, die van een net omgestelde machine rollen, voldoen vaak niet aan de kwaliteitseisen. De kosten van het materiaal dat op deze manier wordt verspild, horen bij de omstelkosten. Ook de kosten van het eventuele herstelwerk van afgekeurd product (veroorzaakt door de opstart na de omstelling) hoort bij de omstelkosten.
• Kosten van werkvoorbereiding. Om de productie goed aan te sturen en efficiënt te laten verlopen, worden er voor elke werkorder voorbereidingen getroffen. Het gaat om orderdocumenten, tekeningen, materiaalstaten, gereedschapslijsten, gereed zetten van grondstoffen en materialen enzovoort. De kosten hiervan behoren tot de omstelkosten.
• Klaarzetten van gereedschappen, stempels, transporthulpmiddelen enzovoort.
• Administratieve afwikkeling. Na een productierun zul je meestal moeten registreren hoeveel de productie aan tijd heeft gekost, hoeveel grondstof er is verbruikt, hoeveel de opbrengst is gerealiseerd aan goed product (yield) enzovoort.