Logicollege

Vanuit administratief oogpunt, zijn er twee situaties voor het beheer van de voorraad: een open magazijn of een gesloten magazijn. Dat zegt in dit verband niets over de technische uitvoering van het magazijn. In beide gevallen kan het magazijn potdicht en zwaar vergrendeld zijn. Het gaat hier alleen om de registratie van de binnenkomende en uitgaande goederen. Als elke mutatie wordt geregistreerd, dan gaat het administratief om een ‘gesloten’ magazijn. Een magazijn waaruit iedere medewerker kan halen wat hij of zij nodig heeft zonder dit verder te verantwoorden, is een ‘open’ magazijn.

Open of gesloten zegt niets over de functie van het magazijn, alleen iets over de verantwoording van de mutaties van de voorraad. Een magazijn met grijpvoorraad van boutjes en moertjes zal vaak een open magazijn zijn, omdat registratie van alle mutaties bijna onmogelijk is.

Tot nu toe hebben we de voorraden ingedeeld naar hun functie, maar je kunt ook op een andere manier naar voorraad kijken. In dit hoofdstuk worden de voorraden naar de economische soort ingedeeld. We kennen 4 soorten:

• technische voorraad, ook wel fysieke voorraad genoemd,
• effectieve voorraad,
• economische voorraad,
• vrije of beschikbare voorraad.

Deze vier soorten lichten we hieronder toe.

Technische voorraad

Dit is voorraad goederen die daadwerkelijk fysiek (bijvoorbeeld in het magazijn) aanwezig is.

Effectieve voorraad

De effectieve voorraad bestaat uit de technische voorraad, vermeerderd met je uitstaande bestellingen (wat is besteld en als bestelling door je leverancier is geaccepteerd, maar nog niet door je is ontvangen). De som van die twee is voorraad waarover je effectief kunt beschikken. Bijvoorbeeld bij het doen van toezeggingen aan je klanten.

Economische voorraad

De economische voorraad bestaat uit de effectieve voorraad, minus de lopende verplichtingen. Bestellingen van klanten die je hebt geaccepteerd (binnen je standaardlevertijd). Het verschil van deze twee is de voorraad waarvoor je economisch (financieel) verantwoordelijk bent.

Vrije voorraad

Dit is de aanwezige voorraad waarover direct beschikt kan worden, bijvoorbeeld voor verkoop. De vrije of beschikbare voorraad bestaat uit de technische voorraad verminderd met de lopende leververplichtingen en de reserveringen. Een andere benaming is beschikbare voorraad. Zie figuur 11.

Figuur11: de economische indeling van voorraden

Bovenstaande begrippen hebben we overeenkomstig de algemeen gangbare literatuur en gedefinieerd. Het kan echter voorkomen dat in het ERP van je bedrijf aan de hierboven genoemde begrippen een andere betekenis of inhoud wordt gegeven. Het verdient dan ook altijd aanbeveling om je te verdiepen in de betekenis die binnen je bedrijf aan deze begrippen wordt gegeven.

Voorbeeld

Binnen BenJong komt voorraad op verschillende plaatsen voor. Vanaf het moment van bestelling is BenJong verantwoordelijk voor de bestelde goederen, ook al duurt het nog even voor ze in huis zijn. De bestelde spullen horen bij de economische voorraad. De goederen kunnen nog bij de leverancier in productie zijn of zijn misschien al onderweg naar BenJong (in transport).

Bij ontvangst controleert en telt de afdeling Inkomende Goederen de ontvangsten. Na ontvangst moeten bepaalde goederen worden gekeurd, ze zijn dan wel in huis, maar nog niet beschikbaar. De ontvangen goederen worden geregistreerd en opgeslagen en zijn dan opgenomen in de technische voorraad (al dan niet geblokkeerd omdat de keuring nog gaande is). Na goedkeuring behoren ze tot de vrije voorraad.

Zodra werkvoorbereiding de grondstofvoorraden oproept voor de productie, beschouwen we ze als onderhanden werk (OHW). De voorraden blijven OHW totdat Productie het product gereed meldt. Ook deze pijplijnvoorraad is een vorm van technische voorraad. Als de afdeling Intern Transport de producten in het magazijn voor gerede producten opslaat, behoren ze tot de ‘technische voorraad gereed product’.

Wanneer een klant een product bestelt dan wordt het product uit de economische (en de vrije) voorraad afgeschreven, omdat het vanaf dat moment economische voorraad van de klant is geworden, ook al staat het mogelijk nog in het magazijn (dus technisch is het nog aanwezig).

Bij retourproducten keurt, registreert de afdeling Inkomende Goederen de ontvangen producten en slaat ze op. Als Productie deze retourproducten op de plek in het productieproces opneemt waar ze kunnen worden gerepareerd dan behoren ze vanaf dat moment tot de technische voorraad, tot het OHW