Logicollege

In bovenstaande paragraaf zag je de 6 basisstructuren van een logistiek proces. Als je de basisstructuur hebt getekend voor een bepaald bedrijf, kun je vervolgens iets dieper ‘inzoomen’ op de voorraadpunten of op de wachtrijen. Je krijgt dan één van de drie grondvormen te zien die er zijn voor de dagelijkse besturing van deze voorraadpunten of wachtrijen. De driegrondvormen hebben ieder een eigen toepas­singsgebied. We zullen ze hier achtereen­volgens kort behandelen.

5.1 Prognose gestuurd

Een eerste mogelijkheid die je kunt tegenkomen is een voorraad die wordt bestuurd op basis van verkoopprognoses. De prognoses vormen de basis voor de hoeveelheden die worden besteld en het tijdstip waarop wordt besteld. Je komt deze besturingsvorm tegen in situaties, waarbij de lever­tijd aan de klant zo kort moet zijn dat binnen die tijd geen herziening van de planning mogelijk is, terwijl het product het niet toelaat om grote voorraden aan te leggen. Dus bij producten met korte houd­baarheid, sterke prijsvaria­tie, modegevoeligheid, enzovoort.

Het probleem dat je steeds weer ziet optreden bij logistieke besturing op prognose, is dat de ingekochte hoeveel­heden altijd afwijken van de werkelijke verkoopmogelijkheden. Er is per defini­tie te veel of te weinig. Je moet zien te verkopen wat er is. En de klant die iets vraagt wat je net niet hebt, moet je proberen over te halen om iets anders bij je te kopen. Als je onvoldoende marktkennis hebt, en niet genoeg invloed kunt uitoefenen op het koopgedrag van de klant, zul je in deze situatie als bedrijf niet overleven.

In schemavorm ziet een prognose gestuurd proces er als volgt uit:

figuur 1: een prognose gestuurd proces

Voorbeeld

Omdat vis beperkt houdbaar is, moet markt-visverkoper Jongeneel bij het inkopen nauwkeurig schatten hoeveel hij op korte termijn per vissoort kan verkopen. Vis is immers kort houdbaar. Twee ochtenden in de week gaat Jongeneel naar de Visafslag en koopt daar de vis in die hij de komende dagen denkt te kunnen verkopen. Eén ding weet hij zeker: ik koop te veel zalm of ik koop te weinig zalm. Dit weet hij pas op zaterdagmiddag. Als hij dan nog veel zalm overheeft, dan heeft hij kennelijk te veel gekocht.

Een goede markt-visverkoper kent zijn klanten en probeert daarom gedurende de zaterdag met alle vis op nul uit te komen, bijvoorbeeld door de zalm wat meer aan te prijzen (“verse zalm, wie maakt me los!”) of door de zalm wat in prijs te verlagen (“3 pond voor de prijs van 2!”).

5.2 Order gestuurd

De tweede grondvorm die je kunt tegenkomen is een order-gestuurde systeem. In deze variant zijn er geen voorra­den gereed product en er worden pas grondstoffen ingekocht, als het nog te vervaardigen eindpro­duct al is verkocht. Hier koop je dus niet te veel of te weinig in, want je weet precies wat er nodig is. De afnemer accepteert een levertijd die lang genoeg is voor het gehele fabricageproces, inclusief het inkopen.

Je kunt deze grondvorm herken­nen bij de fabricage van kostbare en duurzame gebruiksarti­kelen en bij investe­ringsgoede­ren. Omdat het om grote opdrach­ten gaat, kan één opdracht een flink deel van je capaciteit bezetten.

Het belangrijkste logistieke vraagstuk waar je in deze variant mee te maken krijgt is: “hoe hou ik m’n capaciteit flexibel, zodat m’n kosten laag zijn als ik maar weinig opdrachten krijg. En hoe kan ik m’n capaciteit snel vergroten als ik meerdere opdrachten tegelijk moet aan pakken”. Goede contacten met collega’s en onderaanne­mers zijn essentieel.

Een schema van ordergestuurde logistieke besturing staat in figuur 2.

figuur 2: een ordergestuurd proces

Voorbeeld

Order-gestuurde logistieke besturing kom je tegen in de scheepsbouw. De meeste scheepswerven beginnen pas met ontwerpen, inkopen van materiaal en het bouwen van een schip als de order van de klant bekend is. De klant kan op deze wijze precies aangeven hoe het schip eruit moet zien. Het wordt op specifieke wijze gebouwd. De klant is daarom ook bereid om lang op zijn schip te wachten (het moet immers nog ontworpen en gebouwd worden).

5.3 Voorraad gestuurd

De derde besturingsvorm die je tegenkomt, is voorraad gestuurd, of ook wel verkoop-volgend genoemd. Het principe is eenvoudig. Zodra door verkopen je voorraad van een bepaald product onder een gekozen niveau daalt, doe je een bestelling.

Deze vorm van logistieke besturing leent zich goed voor niet te dure, houdbare producten waar een regelmatige vraag naar is. Dan kun je zonder al te grote risico’s een voorraad voor een langere periode aanleggen. In deze vorm van logistieke besturing wordt vaak gebruik gemaakt van computer-ondersteuning voor het volgen van de voorraadniveaus van alle artikelen in je assortiment. Voor het tijdig en met optimale seriegroottes bestellen.

Een probleem dat je zult tegenkomen in bedrijven met voorraad gestuurde logistiek, heeft te maken met de assorti­mentssamenstelling. Er kan pas voorraadaanvullend worden gewerkt, als er eerst een beginvoorraad is. Nieuwe producten moeten dus eerst in voorraad worden genomen. Automatisch zal de voorraad nog steeds worden aangevuld van artikelen die in omzet sterk achteruit zijn gegaan. Die artikelen blijven plaats innemen in je bedrijf, terwijl ze misschien nog maar weinig bijdragen aan de omzet. Je moet dus veel aandacht besteden aan het bijblijven in de markt door assortimentsvernieuwing en door het opruimen van winkeldochters.

Het principe van voorraad gestuurde planning is schematisch weergegeven in figuur 3.

figuur 3: een voorraad-gestuurd proces

Voorbeeld

Voorraad aanvullen zie je bij kruidenierswinkels. De goederen worden vanuit voorraad verkocht. Als de voorraad onder een bepaald niveau komt, wordt er bijbesteld. Het bijhouden van de voorraad kan met behulp van de scanapparaten bij de kassa.

In deze paragraaf hebben we de drie grondvormen van logistieke besturing beschreven alsof ze op zichzelf staan. Je moet je echter voorstellen, dat logistieke besturing in zo’n enkelvoudige vorm niet in de praktijk zal voorkomen. In de praktijk zie je vaak meng­vormen optreden, waarbij dan meestal wel één van de drie grondvormen in de dagelijk­se gang van zaken de dominante is.

Voorbeeld

Voor die producten die uit voorraad worden geleverd geldt dat het basismodel prognose gestuurd is. PSatee maakt vraagvoorspellingen en op basis daarvan worden voorraden aangelegd. Hierbij zal het management van PSatee continu evalueren welke producten met spoed moeten worden verkocht in verband met de korte houdbaarheid.

Zou PSatee overwegen om ook producten op order te  maken (klantspecifieke producten), dan zal de planner het lastig krijgen. Hij zal moet schipperen met de prioriteiten van klantenorders en van voorraad-aanvulorders om ervoor te zorgen dat er geen ‘nee-verkoop’ ontstaat door gebrek aan voorraad, terwijl ook de afgesproken levertijd van klantenorders moet worden nagekomen.