Logicollege

Als je een groot assortiment hebt, is het niet haalbaar om je voorraadbeheer methoden per artikel apart te kiezen. Want dat zou betekenen dat je voor ieder artikel het meest geschikte bestelsysteem, de seriegrootte en de servicegraad moet vaststellen en dat is in de praktijk niet te doen.

Als je daarentegen voor alle artikelen van je assortiment, ongeacht omzetwaarde, volume enzovoort, dezelfde normen voor seriegrootte en veiligheidsvoorraad zou aanhouden, dan kom je nooit in de buurt van de optimale voorraadsituatie.

Voorbeeld

Het voorraadassortiment van groothandel Groot&Zonen bestaat uit 5.000 verschillende artikelen. De totale jaaromzetwaarde bedraagt € 10 miljoen. Als Groot voor het gehele assortiment als seriegrootte één maand verbruik zou kiezen en voor alle artikelen een veiligheidsvoorraad van een halve maand verbruik zou aanhouden dan zou dit leiden tot een gemiddelde voorraadhoogte van:

tabel 2: gemiddelde voorraadhoogte

Per jaar zal Groot 5.000 x 12 = 60.000 bestelregels moeten plaatsen.

Een praktische weg om de voorraadkosten te beperken en tegelijk de gewenste servicegraad te bereiken is differentiëring van je methoden voor voorraadbeheer:

1. Deel je assortiment in in een aantal categorieën met behulp van de ABC-analyse. Op afzet, op dekkingsbijdrage of beter nog, op beide (Aa, Ab, Ac, Ba etc).
2. Kies per categorie een bestelsysteem (BQ, Bs, SQ of Ss), een methode voor voorspellen van de vraag, basis parameters (bestelkosten en vooraadkosten) voor bepaling van de seriegrootte en een veiligheidsfactor κ.

Voorbeeld

We kijken nog eens naar het assortiment van de firma Groot&Zonen uit bovenstaand voorbeeld, en gaan er van uit dat de 80/20-regel perfect op dit assortiment van toepassing is. Per categorie stelt Groot de volgende voorraadnormen, die zijn voorraadbeheerder moet gaan realiseren:

• A-categorie: tweemaal per maand bestellen, veiligheidsvoorraad 1 week verbruik,
• B-categorie: eenmaal per twee maanden bestellen, veiligheidsvoorraad ½ maand verbruik,
• C-categorie: eenmaal per kwartaal bestellen, veiligheidsvoorraad 1 maand verbruik.

Met deze parameters hebben we de voorraad berekend in onderstaande tabel.

tabel 3: verschillende voorraadregels per categorie

Het aantal bestellingen wordt dan:

tabel 4: bestellingen

Door invoering van de nieuwe normen per categorie bereikt Groot de volgende resultaten:

1. Daling van de voorraadwaarde van € 834.000 naar € 613.000, een verlaging met ca. 26,5%.
2. Vermindering van het aantal bestelregels van 60.000 tot 43.000, dit komt overeen met een afname van ca. 28%.

Als logisticus merk je dat Groot een paar principiële fouten maakt. Hij kiest voor alle artikelen als bestelmethode een sS-systeem. Bij kostbare producten en bij producten met grote afzet zou een BQ-systeem wellicht beter uitkomen. Verder besluit Groot om de veiligheidsvoorraad te baseren op het verbruik tijdens een bepaalde periode (een week, een halve maand of een maand omzet). Groot heeft kennelijk niet goed opgelet bij de cursus voorraadbeheer. Hij krijgt op deze manier geen grip op de servicegraad en neemt wellicht veel te veel voorraad in huis van kostbare artikelen en veel te weinig van artikelen met grote spreiding in de vraag. De benodigde veiligheidsvoorraad heeft immers niets te maken met de vraag of de omzet, maar is alleen afhankelijk van de variatie in de vraag

Je vertelt dat natuurlijk aan Groot, zodat hij een verdere verbetering kan realiseren door met zijn voorraadbeheerder per A-, B- en C-categorie een bestelmethode te kiezen en een doelstelling voor de servicegraad.

Andere toepassingen van Pareto bij voorraadbeheer

• Een ABC-analyse kan je helpen, om je assortiment te splitsen in courante en incourante artikelen. Met een ABC-indeling op kenmerkende getallen als omloopsnelheid of dekking, kun je incourante artikelen herkennen.
  De voorraadbeheerder kan bijvoorbeeld periodiek een lijst uitdraaien met artikelen die een omloopsnelheid lager dan 1 of 2 hebben. Of een lijst met artikelen waarvan meer dan 25 weken verbruik op voorraad ligt. Deze lijst kan als basis dienen voor de commerciële beslissing om artikelen uit het assortiment te halen.
• Een Pareto op afzet is een goed hulpmiddel voor voorraadcontrole: de lijst met A artikelen maandelijks opnemen, de B-artikelen eens per kwartaal en de C-artikelen een keer per jaar.
• Een Pareto van het jaarlijkse volume per product, is handig om de artikelen waar veel volume van wordt afgezet, zo te plaatsen dat de route door het magazijn kort is.
• Voor een Pareto van het jaarlijks gewicht per product, geldt hetzelfde, bovendien is die een handig hulpmiddel om te zorgen dat zware producten op een goede werkhoogte worden opgeslagen.

Een bestand met artikelgegevens tbv analyses

Dankzij de moderne ERP-systemen is het geen grote opgave meer om een artikelbestand op te vragen. Toch is het verstandig om je tevoren af te vragen wat je met de gegevens wil gaan doen. Wil je Pareto’s maken? Zorg dan dat de basisinformatie in je bestand zit. Een Pareto op afzet is simpel, maar je zult al snel meer willen: voorraadhoogte, volume, gewicht, gevaren categorie, aantal keren dat het artikel is besteld. Voor EOQ-berekening heb je per artikel de jaarlijkse vraag nodig, plus de kostprijswaarde. Wil je de dekkingsbijdrage van de artikelen betrekken bij je analyses, dan heb je margegevens nodig. Wil je veiligheidsvoorraden per artikel berekenen, zorg dan dat de standaarddeviatie van de vraag in je bestand is opgenomen. Is die niet beschikbaar, dan zul je die moeten berekenen. Daarvoor heb je per artikel ook de afzetgeschiedenis nodig in je bestand en dan wordt het al snel een groot bestand …