Logicollege

Inleiding
In deze module wordt ingegaan op de verschillende soorten voorraden die binnen een onderneming kunnen voorkomen. Voorraad kan verschillende vormen aannemen, zoals grondstoffen, materialen, onderdelen, halffabricaten, modules, eindproducten, gereedschappen en reserveonderdelen. Al deze voorraadvormen hebben gemeen dat zij dienen om processen in de goederenstroom van elkaar te ontkoppelen. Door voorraad aan te houden kunnen processen met verschillende patronen, snelheden of onzekerheden onafhankelijk van elkaar functioneren. Naast deze ontkoppelfunctie kan voorraad ook andere functies vervullen. In deze module wordt zowel de logistieke als de economische kant van voorraad behandeld, waaronder doorlooptijden, pijplijnvoorraad, kosten en risico’s.

1. De algemene functie van voorraad
De belangrijkste reden om voorraad aan te houden is het ontkoppelen van twee opeenvolgende delen van de goederenstroom. Door deze ontkoppeling kunnen verschillen in doorstroomsnelheden, onzekerheid in aanvoer en fluctuaties in vraag worden opgevangen. Voorraad fungeert als buffer tussen aanvoer en afvoer en zorgt ervoor dat tijdelijke verstoringen in één proces niet direct leiden tot problemen in een volgend proces. Hierdoor wordt de continuïteit van de goederenstroom gewaarborgd.

2. Ontkoppelvoorraden
Ontkoppelvoorraden zorgen ervoor dat verschillende deelprocessen in de logistieke keten onafhankelijk van elkaar kunnen functioneren, zoals inkopen en produceren of produceren en verkopen. Zelfs wanneer processen grotendeels synchroon verlopen, zijn kleine fluctuaties onvermijdelijk. Hiervoor worden buffervoorraden aangehouden. Binnen de ontkoppelvoorraden worden verschillende subcategorieën onderscheiden.

2.1 Seriegrootte- of ordergroottevoorraad
Seriegroottevoorraad ontstaat wanneer om economische of praktische redenen grotere hoeveelheden worden besteld of geproduceerd dan direct nodig is. Grote series kunnen voordelen opleveren, zoals minder instel- en omsteltijden of lagere bestelkosten en mogelijke kwantumkortingen. Daartegenover staan hogere voorraadkosten en grotere risico’s. De gemiddelde voorraad bij een vaste seriegrootte is gelijk aan de helft van de seriegrootte. Hoe groter de seriegrootte, hoe hoger de gemiddelde voorraad.

2.2 Veiligheidsvoorraad
Veiligheidsvoorraad is een extra voorraad die wordt aangehouden om onvoorziene omstandigheden op te vangen, zoals variaties in vraag en fluctuaties in levertijd. De veiligheidsvoorraad staat los van de seriegroottevoorraad. Wanneer naast seriegroottevoorraad ook veiligheidsvoorraad wordt aangehouden, stijgt de gemiddelde voorraad met de hoeveelheid veiligheidsvoorraad. De hoogte van de veiligheidsvoorraad hangt samen met het vereiste serviceniveau of de servicegraad. Een hogere veiligheidsvoorraad maakt het mogelijk om een hogere servicegraad te realiseren, maar leidt ook tot hogere voorraadkosten.

De gemiddelde voorraad wordt dan bepaald door de helft van de seriegrootte plus de veiligheidsvoorraad. Om de voorraadprestatie te meten worden kengetallen gebruikt zoals de omloopsnelheid en de dekking. De omloopsnelheid geeft aan hoe vaak per jaar de gemiddelde voorraad wordt verbruikt. De dekking geeft aan voor hoeveel tijdsperioden de voorraad voldoende is bij een gemiddeld verbruik. Deze twee kengetallen zijn elkaars omgekeerde.

2.3 Anticipatievoorraad
Anticipatievoorraad is voorraad die wordt aangelegd om voorzienbare variaties in vraag of aanbod op te vangen. Dit kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van seizoensinvloeden, geplande prijsacties of verwachte schommelingen in de beschikbaarheid van leveranciers. Seizoensvoorraad is een specifieke vorm van anticipatievoorraad en wordt opgebouwd in perioden met lage vraag om aan piekvraag in andere perioden te kunnen voldoen.

2.4 Pijplijnvoorraad
Pijplijnvoorraad bestaat uit goederen die zich in de logistieke keten bevinden, maar nog niet beschikbaar zijn voor gebruik of verkoop. Het betreft goederen die onderweg zijn, in bewerking zijn of wachten op verdere verwerking. Binnen de pijplijnvoorraad wordt onderscheid gemaakt tussen transportvoorraad en onderhandenwerkvoorraad.

3. Transportvoorraad
Transportvoorraad omvat alle producten en materialen die intern of extern van de ene locatie naar de andere worden verplaatst. De omvang van de transportvoorraad is afhankelijk van de jaarlijkse vraag en de tijd dat goederen onderweg zijn. Hoe langer de transporttijd, hoe hoger de gemiddelde transportvoorraad. Transportvoorraad wordt vaak onvoldoende meegenomen in voorraadanalyses, terwijl deze bij internationaal opererende ondernemingen een groot deel van de totale voorraadwaarde kan vormen. Verkorting van transporttijden leidt tot een vermindering van het geïnvesteerde vermogen en lagere voorraadkosten.

4. Onderhandenwerkvoorraad
Onderhandenwerkvoorraad bestaat uit materialen, onderdelen en producten die zich op de werkvloer bevinden en onderdeel zijn van het productieproces. Deze producten zijn niet altijd actief in bewerking, maar kunnen ook wachten op beschikbare capaciteit. De gemiddelde omvang van het onderhanden werk wordt bepaald door de productieseriegrootte en de doorlooptijd in productie.

De doorlooptijd bestaat uit wachttijd, insteltijd en bewerkingstijd. In de praktijk vormt de wachttijd vaak het grootste deel van de totale doorlooptijd. Omdat de vraag meestal gegeven is, kan het niveau van het onderhanden werk vooral worden verlaagd door het verkorten van de doorlooptijd. Dit kan worden bereikt door het beheersen van wachttijden, het beperken van de bezettingsgraad, het werken met kleinere series en het toepassen van gerichte input-outputbeheersing. Het versneld door de productie leiden van individuele orders wordt chasseren genoemd en hoort slechts bij uitzondering plaats te vinden.

Bij de waardering van onderhanden werk wordt rekening gehouden met de mate waarin waarde tijdens het productieproces wordt toegevoegd. Hiervoor wordt gewerkt met een correctiefactor ten opzichte van de kostprijs van het gereed product.

5. Specifieke functies van voorraden
Naast de ontkoppelfunctie kunnen voorraden ook andere specifieke functies vervullen, zoals een strategische functie, een speculatieve functie of een functie zonder logistiek nut.

5.1 Strategische voorraad
Strategische voorraad wordt aangehouden om de onderneming te beschermen tegen niet-voorzienbare calamiteiten die de continuïteit in gevaar kunnen brengen, zoals oorlogen, stakingen of boycots. Het aanhouden van strategische voorraad leidt tot hogere voorraadniveaus dan vanuit logistiek oogpunt noodzakelijk is.

5.2 Speculatievoorraad
Speculatievoorraad wordt aangelegd met het doel te profiteren van verwachte prijsstijgingen. Het betreft meestal grondstoffen of producten met een universele toepassing en goed voorspelbare kwaliteit. Deze voorraad staat los van de normale bedrijfsvoering.

5.3 Ontsporingsvoorraad
Ontsporingsvoorraad is voorraad zonder functie. Hieronder valt incourante voorraad die ontstaat door slechte afstemming binnen de onderneming of de logistieke keten, onbetrouwbare prognoses of het ontbreken van vraagvoorspellingen.

6. Voorraad in JIT-systemen
In Just-In-Time-systemen wordt gestreefd naar minimale voorraden. Voorraad wordt gezien als kostenverhogend en risicovol. Doordat er weinig voorraad aanwezig is, zijn processen sterk van elkaar afhankelijk. Stilstand van één proces betekent stilstand van de gehele keten. Daarom ligt de nadruk binnen JIT op procesafstemming, kwaliteit en preventief onderhoud.

7. Indeling van voorraden naar economische soort
Vanuit administratief oogpunt worden voorraden ingedeeld in technische voorraad, effectieve voorraad, economische voorraad en vrije voorraad. Technische voorraad is de fysiek aanwezige voorraad. Effectieve voorraad bestaat uit de technische voorraad plus bestelde maar nog niet ontvangen goederen. Economische voorraad is de effectieve voorraad minus de lopende verplichtingen aan klanten. Vrije voorraad is het deel van de technische voorraad dat direct beschikbaar is voor levering. De exacte betekenis van deze begrippen kan per ERP-systeem verschillen.

8. Economische aspecten van voorraden
Voorraadbeheer heeft belangrijke economische gevolgen. Kosten worden gedefinieerd als de in geld gemeten waarde van productiemiddelen die noodzakelijkerwijs worden opgeofferd in het productieproces.

8.1 Kosten van voorraad
Door het aanhouden of juist het ontbreken van voorraad ontstaan orderkosten, voorraadkosten en kosten van nee-verkoop. Orderkosten zijn de kosten die gepaard gaan met het plaatsen en afhandelen van bestellingen, zowel extern als intern. Voorraadkosten bestaan uit rentekosten, ruimtekosten, risicokosten en registratiekosten. Rentekosten hebben betrekking op het in voorraad geïnvesteerde vermogen. Ruimtekosten betreffen kosten voor opslagruimte en inrichting. Risicokosten ontstaan door bederf, veroudering, schade of incourant raken van producten. Registratiekosten zijn verbonden aan het bijhouden en controleren van de voorraad.

8.2 Kosten van nee-verkoop
Nee-verkoop ontstaat wanneer onvoldoende voorraad beschikbaar is om aan klantvraag te voldoen. Dit kan leiden tot backorders, omzetverlies, verlies aan marge en verlies van goodwill. De kosten van nee-verkoop zijn moeilijk exact te berekenen. Daarom wordt in de praktijk vaak gewerkt met een gewenste servicegraad, waarbij indirect een afweging wordt gemaakt tussen voorraadkosten en nee-verkoop.

8.3 Zelf opslaan versus uitbesteden van de magazijnfunctie
Wanneer het magazijn een grote rol speelt in de klantbediening en buiten proporties groeit ten opzichte van de kernactiviteiten, kan het aantrekkelijk zijn om de magazijnfunctie uit te besteden aan een public warehouse. Door schaalvoordelen en specialistische kennis kunnen kosten worden verlaagd en de service worden verbeterd.

8.4 Waarderingsstelsels voor voorraad
Bij de waardering van voorraad wordt rekening gehouden met prijsveranderingen. Twee veelgebruikte waarderingsmethoden zijn FIFO en LIFO. Bij FIFO wordt uitgegaan van levering uit de oudste voorraad, terwijl de resterende voorraad wordt gewaardeerd tegen recente prijzen. Bij LIFO wordt aangenomen dat levering plaatsvindt uit de meest recent ingekochte voorraad, waardoor de resterende voorraad wordt gewaardeerd tegen oudere prijzen.