Veiligheidsvoorraad in een distributienetwerk
6. De ABC-analyse gebruiken in een distributienetwerk
In een distributienetwerk kunnen Pareto-analyses op verschillende manieren worden gecombineerd. Voor zowel transport als opslag zijn naast aantallen ook volumes van belang. Daarom ligt het voor de hand om een ABC-analyse op afzet te combineren met een ABC-analyse op volume. Uit deze gecombineerde analyses kan blijken dat voor bepaalde categorieën, zoals de Aa-artikelen, een hogere leverfrequentie gewenst is. Dit zijn artikelen die veel ruimte innemen en waarvoor vaker en sneller leveren zowel de bestelserie als de veiligheidsvoorraad kan verlagen. Dit levert vooral voordelen op bij volumineuze en kostbare producten.
Een hogere leverfrequentie vraagt om een andere distributiestructuur, waarbij de voorraad dichter bij de afnemers ligt om de transportkosten te beperken. In dat geval is regionale opslag passend. Omgekeerd kan bij een assortiment met een lange staart van weinig gevraagde artikelen worden overwogen om de leverfrequentie te verlagen en te kiezen voor centrale opslag. Voordat hierover besluiten worden genomen, is het noodzakelijk om aanvullende ABC-analyses uit te voeren, bijvoorbeeld op basis van dekkingsbijdrage of omzet.
6.1 Een centraal cross-docking ontvangst-DC
In de detailhandel bestaat de wens om de voorraad per product in de winkels te verlagen, zodat ruimte ontstaat voor uitbreiding van het assortiment en een betere benutting van de verkoopruimte. Minder voorraad in de winkels bij een gelijkblijvende of hogere servicegraad kan alleen worden bereikt door de voorraad stroomopwaarts in de keten te plaatsen, bijvoorbeeld bij leveranciers. Dit vereist frequente, snelle en betrouwbare leveringen.
Door deze verschuiving nemen de voorraadkosten per product in de winkels af, terwijl de voorraadkosten bij de hoger gelegen schakels in de keten toenemen. Deze hogere schakels hebben echter te maken met lagere voorraadkosten per product, doordat de kostprijs lager is en minder veiligheidsvoorraad nodig is. Daar staat tegenover dat zij vaker, sneller en stipter moeten leveren.
Het toepassen van cross-docking kan bijdragen aan het verlagen van de totale voorraden in de keten. Bij cross-docking worden goederen direct overgeslagen van inkomende naar uitgaande transportmiddelen, zonder opslag. Wanneer de totale ketenkosten worden bekeken, blijkt dat de voorraadkosten afnemen terwijl transport- en handlingkosten ongeveer gelijk blijven.
Met behulp van DRP-software kan een distributiestructuur met een centraal ontvangst-DC worden gemodelleerd. In deze structuur bestellen regionale distributiecentra niet zelfstandig, maar wordt centraal besteld op basis van de voorspelde behoefte per RDC. De leverancier levert volgens de afgesproken levertijd, waarna op het moment van levering opnieuw wordt gekeken naar de actuele behoefte per RDC. Hierdoor wordt voorkomen dat het ene RDC tekorten heeft terwijl een ander RDC met overtollige voorraad blijft zitten.
Het voordeel van deze structuur is dat de toewijzing van voorraad aan RDC’s zo laat mogelijk plaatsvindt. Hierdoor wordt de onzekerheidsperiode waarvoor veiligheidsvoorraad nodig is verkleind en kan de totale veiligheidsvoorraad in de keten afnemen. Het centrale ontvangst-DC fungeert hierbij als een voorraadloos cross-dock centrum, waarin geen voorraad wordt aangehouden.
Voor toepassing van dit model gelden randvoorwaarden. De vraag mag geen sterke trend vertonen en moet fluctueren rond een constant niveau. De levertijden moeten constant zijn en vraag die niet direct kan worden geleverd, moet worden nageleverd. Daarnaast wordt verondersteld dat de transportvoorraden gelijk blijven en dat het centrale DC geen voorraad aanhoudt.
De benodigde veiligheidsvoorraad per RDC wordt berekend op basis van de variatie in de vraag gedurende de onzekerheidsperiode. Voor de totale veiligheidsvoorraad van meerdere RDC’s wordt rekening gehouden met zowel de onzekerheid tijdens de levertijd van leverancier naar het centrale DC als met de onzekerheid tijdens de levering van het centrale DC naar de RDC’s en het bestelinterval. Omdat deze onzekerheden onafhankelijk zijn, worden de varianties opgeteld en wordt vervolgens de wortel genomen.
Door de vraag van meerdere RDC’s te bundelen in een centraal punt neemt de spreiding van de vraag af. De gemiddelde vraag is gelijk aan de som van de gemiddelde vragen van de RDC’s, maar de spreiding is gelijk aan de wortel uit de som van de kwadraten van de individuele spreidingen. Hierdoor ontstaat een besparing op de benodigde veiligheidsvoorraad. In het uitgewerkte voorbeeld leidt de invoering van een centraal cross-docking DC tot een verlaging van de veiligheidsvoorraad met ruim dertig procent.
Bij deze structuur ontstaat wel een allocatievraagstuk: hoe de beschikbare goederen worden verdeeld over de RDC’s. Hiervoor kan een allocatieparameter per RDC worden vastgesteld, gebaseerd op de verhouding van de veiligheidsvoorraad van dat RDC tot de totale veiligheidsvoorraad. Met deze parameter kan de beschikbare hoeveelheid evenwichtig worden toegewezen.
Hoewel veiligheidsvoorraad een belangrijke factor is bij de besluitvorming over een centrale distributiestructuur, spelen ook andere aspecten een rol, zoals transportkosten, gebouwkosten, personeelskosten en overhead.
6.2 Gebruik van een virtueel CDC
In plaats van een fysiek centraal distributiecentrum kan ook worden gekozen voor een virtueel CDC. Hierbij wordt het centrale ontvangstproces geïntegreerd in een bestaand RDC of volledig virtueel ingericht. De vraagvoorspellingen en voorraadgegevens van alle RDC’s worden gecentraliseerd, waarna centraal bij leveranciers wordt besteld.
De fysieke verdeling van goederen wordt pas vlak voor levering bepaald, op basis van de meest actuele gegevens over voorspelde vraag en aanwezige voorraad per RDC. Hierdoor kan vrijwel hetzelfde effect worden bereikt als met een fysiek CDC, zonder extra investeringen in gebouwen.
De praktische toepassing van een virtueel CDC bestaat uit het verzamelen van vraagvoorspellingen, het combineren van deze gegevens tot een gezamenlijke behoefte, het vergelijken met de totale voorraad, het plaatsen van een centrale order en het zo laat mogelijk verdelen van de ontvangen goederen over de RDC’s. Deze methode kan bijzonder effectief zijn, bijvoorbeeld bij gebruik van logistieke dienstverleners of bij internationale productieketens waarbij pas na lossing van containers wordt besloten hoe de goederen worden verdeeld.
